§ 1 ZNAF

§ 1. По смисъла на този закон:
1. " Акт за унищожаване на документи " е документ за удостоверяване на количеството и състава на унищожените документи от масово-типов характер с изтекъл срок за съхранение.
2. " Архивен фонд " е тази част от документалния фонд на държавна организация/физическо лице, която е определена поради ценността си за постоянно запазване и е приета в архив с постоянен състав, както и сформирана в архива съвкупност от документи, които исторически и/или логически са свързани помежду си (архивна колекция).
3. " Архивна единица " е дело, прието в архив и вписано със свой номер в инвентарен опис на архивен фонд, както и физически обособена група документи (отделен документ), вписана в инвентарен опис със самостоятелен номер (технически проект или негова част, карта, албум, ролка, микрофилм, микрофиш, магнитна лента, матрица, пакет дискове и други).
4. " Дело " е група документи с еднакъв срок за съхранение, свързани по вид, тематика или по друг признак.
5. " Деловодна служба " (деловодство, регистратура) е структурно звено в организация, управляваща текущите документи до предаването им в учрежденски архив.
6. " Документ " е материален обект с информация, фиксирана върху какъвто и да е носител, създадена/получена и запазена от организация или лице при изпълнение на задължения, определени със закон или произтичащи от действие.
7. " Документи в риск " са документи, които са в тежко физическо състояние или се съхраняват в условия, които застрашават физическото им състояние.
8. " Документален фонд " на държавна организация/физическо лице е съвкупността от документи, образувана при осъществяването на тяхната дейност.
9. " Документи с дългосрочно справочно значение " са документи, които са свързани с трудови и служебни отношения, имотно и гражданско състояние и други.
10. " Документи от масово-типов характер с краткосрочно справочно значение " са документи, които се съхраняват в организациите за срок от една до 5 години.
11. " Държавни и общински институции " са бюджетните организации, държавните предприятия по чл. 62, ал. 3 от Търговския закон , търговските дружества, в които държавата или община притежават мажоритарния дял, търговските дружества с блокираща квота държавно или общинско участие в капитала, търговските дружества, в които държавата притежава привилегирована акция ("златна акция"), и неперсонифицираните дружества по Закона за задълженията и договорите , в които държавата или община участват пряко или косвено в имуществото им.
12. " Експертиза на ценността " е процес на определяне на ценността на документите въз основа на научнообосновани критерии с цел категоризирането на едни документи за постоянно запазване и други за унищожаване.
13. " Застрахователно копие на документ " е копие на документ, изготвено за физическо опазване и за замяна на документа в случай на унищожаването му.
14. " Застрахователен фонд " е съвкупността от застрахователните копия на архивни документи, създадени с цел запазване на информацията, в случай на унищожаване или повреда на оригиналите при природни бедствия, военни конфликти, терористични актове и други, както и на особено ценни документи.
15. " Комплектуване на архив " е системно попълване на архив с документи в съответствие с неговия профил.
16. " Научно-справочен апарат " са справочниците, създадени по отчета, състава и съдържанието на документите.
17. " Номенклатура на делата " е систематичен списък на заглавията на делата, които предстои да се образуват в държавната организация, с посочени срокове на съхранението им.
18. " Опазване " е система от предпазни мерки, включваща организационни, финансови и други стратегически решения за поддържане на целостта и продължителността на живот на документите, както и мероприятия за физическото им опазване от посегателства.
19. " Особено ценен документ " е документ от Националния архивен фонд с непреходно културно-историческо значение и научна стойност за обществото и държавата, по отношение на който е установен специален режим на отчет, съхранение и използване.
20. " Паспортизация на фонд " е проверка на наличието и състоянието на документите в архивен фонд, извършвана периодично или при промяна на условията и мястото на съхранението им.
21. " Повторно " е нарушението, извършено в едногодишен срок от влизането в сила на наказателното постановление, с което лицето е било наказано за същото по вид нарушение.
22. " Принцип на произхода " е принцип, според който документите в архив с постоянен състав се отнасят към този архивен фонд, от който произхождат, а вътре във фонда запазват първоначалния си ред, даден в деловодната служба на съответната държавна организация.
23. " Съхранение " е дейност по осигуряване на архивохранилища и тяхното оборудване, рационалното разполагане на документите в тях, охраната им, поддържането на оптимален температурно-влажностен режим, физикохимичната обработка, консервацията и реставрацията, изработването на застрахователни копия.
24. " Текуща експертиза " е ежегодно систематизиране на документите в дела в учрежденския архив съгласно номенклатурата на делата с посочени срокове на съхранение.
25. " Учрежденски архив " е архив с променлив състав на документите на отделна държавна организация, в който те се съхраняват до тяхното предаване в съответния държавен архив или унищожаването им.
26. " Фондообразувател " е държавна организация, физическо или юридическо лице, създали или за които са създадени документи, подлежащи на постоянно запазване в архив.
27. " Ценен документ " е документ, преминал през експертна оценка въз основа на научнообосновани критерии и признат за такъв.